Efektywna praca dla opornych, czyli jak nawet największy leń może pracować wydajniej

Jeśli patrzysz na listę zadań do zrobienia i z każdym dniem staje się ona większą, a Ty nie wiesz jak sobie z tym radzić to ja mam na to prosty sposób. Wystarczy notatnik, kalendarz oraz odrobina teorii. Gotowy?

Lubię pisać o rzeczach, na których się znam. To logiczne, ponieważ wtedy to co chcę przekazać ma jakiś sens. Jeśli ktoś zabiera się za coś, o czym nie ma zielonego pojęcia to często wychodzą takie kwiatki, że aż oczy bolą od samego patrzenia, a nie mówiąc nawet o czytaniu. Tym razem mam nadzieję mój drogi Czytelniku, że Cię nie zawiodę, ale zabieram się za temat, w którym zdecydowanie nie jestem specjalistą, a mianowicie efektywność pracy i dobrą organizację czasu.

Piszę o tym, ponieważ chcę Ci pokazać jaki model organizacji czasu ja sobie wykształciłem w ostatnich miesiącach, ale w żadnym wypadku nie jest to jakaś wiedza oświecona, która zmieni Twoje życie o 180 stopni. Ja po prostu jeszcze nie zginąłem od nawału obowiązków, więc musi coś być w tym moim sposobie. Dobra, zaczynajmy. Potrzebne do tego będą tylko dwa narzędzia:

Notatnik oraz Kalendarz

Z racji tego, że moja pamięć do najlepszych nie należy, zdarza mi się regularnie o czymś zapomnieć. Dlatego powtarzam zawsze, że jeśli coś ode mnie chcesz to przypomnij mi o tym, bo sam z siebie prawdopodobnie zapomnę. No chyba, że sobie to zapiszę.

A zapisuję teraz niemal wszystko, czego nie muszę zrobić natychmiast. Jest to bardzo wygodne, ponieważ głowę mam czystą i nie zaśmiecam jej milionem spraw, które prawdopodobnie i tak prędzej czy później zniknęłyby w czeluściach mojego umysłu. Ja używam do tego Evernote, ale każdy inny notatnik – papierowy czy wirtualny – powinien dać radę.

Mam w nim kilkanaście notatek, ale w jednej trzymam wszystko co mam do zrobienia w najbliższym czasie. Regularnie dzielę sobie tą główną notatkę na nadchodzące dni i tam wpisuję WSZYSTKO co muszę zrobić. Pod słowem wszystko mam na myśli każdą pierdołę, o której nie chce zapomnieć. To może być zarówno napisanie tekstu, spotkanie ze znajomymi jak i kupienie mleka. Dzięki temu oraz synchronizacji ze smartfonem zawsze mogę w mgnieniu oka zobaczyć co mam do załatwienia. Dla mnie jest to bardzo istotne, ponieważ w ostatnim czasie zdarzyło mi się zapomnieć o kilku sprawach. Oczywiście żadna z nich nie była wpisana do mojego dziennika.

Sam Evernote jest dobrym narzędziem, ale nie idealnym. Pewnie masz wiele kwestii, które musisz zrobić o konkretnej godzinie i wtedy notatnik może dać ciała. Dlatego ja rzeczy, które mają ściśle określony czas wpisuje również do kalendarza. W tej kwestii nie mam jednego, najlepszego wyboru. Jeśli głównie korzystam z Lumii to wybieram standardowe rozwiązanie, ale na Androidzie do gustu bardziej przypadł mi Sunrise Calendar. Oczywiście w tej kwestii równie dobrze sprawdzi się każda inna aplikacja. To jest zależne od indywidualnych preferencji i nie ma tutaj moim zdaniem jednego słusznego rozwiązania. Oczywiście w nim ustawiam sobie przypomnienia z konkretną godziną, kiedy muszę coś zrobić.

A może wybrać tylko jedno rozwiązanie?

Oczywiście można, ale w moim przypadku to się nie sprawdziło. Gdy korzystałem tylko z Evernote to problemem był często czas. Podczas pracy staram się mieć zawsze otwartą zakładkę z notatkami, ale często zapominałem na nią zerkać, przez co nie robiłem czegoś dokładnie o tej godzinie, w której powinienem. Z drugiej strony, gdy próbowałem działać tylko z kalendarzem to powiadomienia piętrzyły się niemiłosiernie i pod koniec dnia miałem ich kilkanaście. Przeważnie przekładałem je o kilka godzin i budziłem się nie tylko z nimi, ale też nowymi zadaniami. Prowadziło to do sytuacji, w której połowę olewałem po kilku dniach, a duża część była przekładana w nieskończoność.

Dlatego właśnie korzystam z Evernote do wpisywania wszystkiego co muszę zrobić, a kalendarz przypomina mi o konkretnych godzinach wykonania tych najważniejszych czynności. Dla mnie takie rozwiązanie jest idealne. Pojedynczo obydwa narzędzia nie dawały rady, ale razem tworzą ze mną wspaniała symbiozę i moja wydajność wzrosła zdecydowanie. Oczywiście jak tylko uda mi się wykonać jakieś zadanie to szybko je skreślam z listy, żeby móc oglądać coraz większą pustkę. I chociaż nigdy nie udało mi się doprowadzić do stanu idealnego, to nadal mam nadzieję.

Organizacja czasu like a boss!

Muszę powtórzyć tutaj słowa ze wstępu. Jeśli ja nie zginąłem dzięki takiej organizacji pracy, a co więcej ludzi nie ślą mi maili, że zawaliłem jakiś termin to jestem bardzo z tego zadowolony. Nie jest to pewnie idealny system i staram się go ulepszać, ale na razie niczego lepszego nie wymyśliłem. Dlatego, jeśli chcesz to sam sprawdź czy u Ciebie będzie działać on równie skuteczne, a potem daj mi o tym znać. W kwestii organizacji czasu jestem jeszcze nowicjuszem na 0 levelu, więc każda rada jest na wagę złota.

Jeśli spodobał Ci się ten wpis to śmiało możesz dać lajka, a potem mi napisać jak Ty organizujesz swój czas. Dla Ciebie coś może być banalne, a dla mnie takie rady są bezcenne.

Drugą część tego tekstu znajdziecie tu: Jak efektywniej zarządzać swoim czasem? Łap 5 uniwersalnych sposobów!