Efektywna praca dla opornych, czyli jak nawet największy leń może pracować wydajniej
Jeśli patrzysz na listę zadań do zrobienia i z każdym dniem staje się ona większą, a Ty nie wiesz jak sobie z tym radzić to ja mam na to prosty sposób. Wystarczy notatnik, kalendarz oraz odrobina teorii. Gotowy?
Lubię pisać o rzeczach, na których się znam. To logiczne, ponieważ wtedy to co chcę przekazać ma jakiś sens. Jeśli ktoś zabiera się za coś, o czym nie ma zielonego pojęcia to często wychodzą takie kwiatki, że aż oczy bolą od samego patrzenia, a nie mówiąc nawet o czytaniu. Tym razem mam nadzieję mój drogi Czytelniku, że Cię nie zawiodę, ale zabieram się za temat, w którym zdecydowanie nie jestem specjalistą, a mianowicie efektywność pracy i dobrą organizację czasu.
Piszę o tym, ponieważ chcę Ci pokazać jaki model organizacji czasu ja sobie wykształciłem w ostatnich miesiącach, ale w żadnym wypadku nie jest to jakaś wiedza oświecona, która zmieni Twoje życie o 180 stopni. Ja po prostu jeszcze nie zginąłem od nawału obowiązków, więc musi coś być w tym moim sposobie. Dobra, zaczynajmy. Potrzebne do tego będą tylko dwa narzędzia:
Notatnik oraz Kalendarz
Z racji tego, że moja pamięć do najlepszych nie należy, zdarza mi się regularnie o czymś zapomnieć. Dlatego powtarzam zawsze, że jeśli coś ode mnie chcesz to przypomnij mi o tym, bo sam z siebie prawdopodobnie zapomnę. No chyba, że sobie to zapiszę.
A zapisuję teraz niemal wszystko, czego nie muszę zrobić natychmiast. Jest to bardzo wygodne, ponieważ głowę mam czystą i nie zaśmiecam jej milionem spraw, które prawdopodobnie i tak prędzej czy później zniknęłyby w czeluściach mojego umysłu. Ja używam do tego Evernote, ale każdy inny notatnik – papierowy czy wirtualny – powinien dać radę.
Mam w nim kilkanaście notatek, ale w jednej trzymam wszystko co mam do zrobienia w najbliższym czasie. Regularnie dzielę sobie tą główną notatkę na nadchodzące dni i tam wpisuję WSZYSTKO co muszę zrobić. Pod słowem wszystko mam na myśli każdą pierdołę, o której nie chce zapomnieć. To może być zarówno napisanie tekstu, spotkanie ze znajomymi jak i kupienie mleka. Dzięki temu oraz synchronizacji ze smartfonem zawsze mogę w mgnieniu oka zobaczyć co mam do załatwienia. Dla mnie jest to bardzo istotne, ponieważ w ostatnim czasie zdarzyło mi się zapomnieć o kilku sprawach. Oczywiście żadna z nich nie była wpisana do mojego dziennika.
Sam Evernote jest dobrym narzędziem, ale nie idealnym. Pewnie masz wiele kwestii, które musisz zrobić o konkretnej godzinie i wtedy notatnik może dać ciała. Dlatego ja rzeczy, które mają ściśle określony czas wpisuje również do kalendarza. W tej kwestii nie mam jednego, najlepszego wyboru. Jeśli głównie korzystam z Lumii to wybieram standardowe rozwiązanie, ale na Androidzie do gustu bardziej przypadł mi Sunrise Calendar. Oczywiście w tej kwestii równie dobrze sprawdzi się każda inna aplikacja. To jest zależne od indywidualnych preferencji i nie ma tutaj moim zdaniem jednego słusznego rozwiązania. Oczywiście w nim ustawiam sobie przypomnienia z konkretną godziną, kiedy muszę coś zrobić.
A może wybrać tylko jedno rozwiązanie?
Oczywiście można, ale w moim przypadku to się nie sprawdziło. Gdy korzystałem tylko z Evernote to problemem był często czas. Podczas pracy staram się mieć zawsze otwartą zakładkę z notatkami, ale często zapominałem na nią zerkać, przez co nie robiłem czegoś dokładnie o tej godzinie, w której powinienem. Z drugiej strony, gdy próbowałem działać tylko z kalendarzem to powiadomienia piętrzyły się niemiłosiernie i pod koniec dnia miałem ich kilkanaście. Przeważnie przekładałem je o kilka godzin i budziłem się nie tylko z nimi, ale też nowymi zadaniami. Prowadziło to do sytuacji, w której połowę olewałem po kilku dniach, a duża część była przekładana w nieskończoność.
Dlatego właśnie korzystam z Evernote do wpisywania wszystkiego co muszę zrobić, a kalendarz przypomina mi o konkretnych godzinach wykonania tych najważniejszych czynności. Dla mnie takie rozwiązanie jest idealne. Pojedynczo obydwa narzędzia nie dawały rady, ale razem tworzą ze mną wspaniała symbiozę i moja wydajność wzrosła zdecydowanie. Oczywiście jak tylko uda mi się wykonać jakieś zadanie to szybko je skreślam z listy, żeby móc oglądać coraz większą pustkę. I chociaż nigdy nie udało mi się doprowadzić do stanu idealnego, to nadal mam nadzieję.
Organizacja czasu like a boss!
Muszę powtórzyć tutaj słowa ze wstępu. Jeśli ja nie zginąłem dzięki takiej organizacji pracy, a co więcej ludzi nie ślą mi maili, że zawaliłem jakiś termin to jestem bardzo z tego zadowolony. Nie jest to pewnie idealny system i staram się go ulepszać, ale na razie niczego lepszego nie wymyśliłem. Dlatego, jeśli chcesz to sam sprawdź czy u Ciebie będzie działać on równie skuteczne, a potem daj mi o tym znać. W kwestii organizacji czasu jestem jeszcze nowicjuszem na 0 levelu, więc każda rada jest na wagę złota.
Jeśli spodobał Ci się ten wpis to śmiało możesz dać lajka, a potem mi napisać jak Ty organizujesz swój czas. Dla Ciebie coś może być banalne, a dla mnie takie rady są bezcenne.
Drugą część tego tekstu znajdziecie tu: Jak efektywniej zarządzać swoim czasem? Łap 5 uniwersalnych sposobów!
View Comments
Książki czy filmy? Czy adaptacje mogą być lepsze od pierwowzorów?
Jeśli patrzysz na listę zadań do zrobienia i z każdym dniem staje się ona większą, a...
Katsunetka
AuthorHehe… U mnie ten system się nie sprawdza, ale to dlatego, że ja długo nie potrafię być dobrze zorganizowana. Dat nie zawalam, ale to na tyle mojej organizacji. Chociaż może powinnam się przekonać do planowania. 😉
Hai Le
AuthorMnie wystarcza notatnik w fioletowej okładce , aplikacje tylko powodują że zbyt często zerkam w telefon, bo u mnie to w ogóle pamięć krótkotrwała leży.
Pisz dalej.
st4mp_
AuthorUżywam podobnego rozwiązania jak Twoje tylko, że bardziej analogowego. Generalnie stosuje metodę Bullet Journal (http://bulletjournal.com). W przeciwieństwie do Twojego rozwiązania wszystko mam rozbite na kalendarz papierowy i 2 notatniki. Jeden pocket do listy wszystkiego (mam go zawsze ze sobą, tak nawet w toalecie, a w szczególności tam). Jego większy brat to specjalny notatnik z serii Whitelines (przygotowany do szybkiej archiwizacji, np. w Evernote). W nim prowadzę dzienną listę zadań, listę spotkań na dzisiaj i kolekcje, czyli notatki związana z różnymi projektami. Dodatkowo mam jeszcze papierowy kalendarz. W nim zapisuje tylko przyszłe zadania i spotkania.
Wolę rozwiązanie analogowe bo jest bardziej elastyczne. Przykładowo ostatnio zacząłem w notatniku śledzić nawyki i czas. Utworzyłem dwie tabele. Ta do nawyków składa się z listy nawyków w wierszach i kolejnych dni w kolumnach. Metodą Seinfielda oznaczam krzykiem każdy spełniony nawyk. Śledzenie czasu wygląda podobnie tylko zamiast nawyków mam godziny. Kolorami oznaczam według klucza na co w danej godzinie poświęciłem swoją uwagę.