Jak efektywniej zarządzać swoim czasem? Łap 5 uniwersalnych sposobów!

Lista zadań rośnie w oczach, a Ty nie wiesz jak sobie z tym poradzić? Mam dla Ciebie 5 sposobów jak zarządzać swoim czasem niczym mistrz i pracować efektywniej!

Ostatnio poruszyłem temat wydajności w pracy i dobrej organizacji czasu. Ponownie muszę zaznaczyć, że specjalista w tej kwestii ze mnie żaden, ale jakieś tam doświadczenie mam. Na razie nikt mnie jeszcze nie wyrzucił z pracy za zawalenie jakiegoś ważnego terminu, więc możliwe, że moje rady Ci się przydadzą. Oczywiście zanim przejdziesz dalej najpierw przeczytaj poprzedni tekst, ponieważ dopiero wtedy zrozumiesz jak wygląda moja organizacja pracy w pełni.

Efektywna praca dla opornych, czyli jak nawet największy leń może pracować wydajniej

Ten wpis postanowiłem dla Twojej (i mojej) wygody podzielić na kilka prostych podpunktów, czyli rad. Możesz je stosować wybiórczo, nawet powinieneś. Musisz pamiętać, że to co sprawdza się u mnie, u Ciebie może kompletnie nie zdać egzaminu i odwrotnie. Poza tym taka dodatkowa rada, do wszystkich tekstów poradnikowych podchodź z lekkim dystansem i nigdy nie bierz czegoś jako pewnik. Jesteśmy na tyle różni, że na wiele rzeczy jak chociażby dobrą organizację czasu nie ma jednego, skutecznego sposobu.

1. Ile zadań wpisywać?

Wszystkie, ale nie naraz.

W poprzednim tekście napisałem, że ja zapisuję sobie wszystko co muszę zrobić w notatniku. Nawet małe pierdoły i jest to dla mnie rozwiązanie idealne. Odciążam dzięki temu swoją pamięć. Wychodzę z założenia, że karta papieru lub w moim przypadku Evernote sprawdzi się dużo lepiej niż zawodny umysł i dlatego wszystko czego nie chcę robić w najbliższym czasie (kilkanaście minut) wpisuję do notatnika. Robię tak nawet z rzeczami, o których i tak bym nie zapomniał, jak chociażby napisanie tekstów do pracy.

Robię tak, ponieważ działa to na mnie motywująco, a przynajmniej wtedy, gdy rzeczywiście zabieram się do pracy i mogę regularnie skreślać kolejne pozycje z listy zadań. Dzisiaj obudziłem się trochę za późno, a miałem dość napięty grafik i wiedziałem, że przez to mogę się ze wszystkim nie wyrobić. Co prawda i tak pewnie dzisiaj nie dam rady ogarnąć wszystkich zadań, ale patrzenie na listę, która zmniejsza się z każdą godziną działa na mnie dopingująco, przez co sam się nakręcam i mam większą chęć do działania. Mi takie rozwiązanie pasuje, ale dla wielu osób początkowa lista z dużą ilością punktów może być przytłaczająca, więc tutaj wybór należy do Ciebie. Nie wpisuj tylko rzeczy, na które na pewno nie znajdziesz czasu, ale o tym napiszę za chwilę.

2. W jakiej kolejności wykonywać zadania?

Tutaj zawsze ustalam sobie listę według ważności danego zadania lub jego konkretnego terminu wykonania. Jeśli danego dnia mam napisać 3 teksty, ale wiem, że jeden z nich musi być na 13:00 to oczywiście zabieram się najpierw za niego. Często też staram się rozkręcać w ciągu dnia i na początek wybieram coś łatwiejszego. Zdarzyło mi się również nie raz najpierw zrobić to co sprawiało mi najmniejszą przyjemność, żeby mieć to już za sobą.

Przy planowaniu dnia warto wziąć pod uwagę to jak nam się pracuje o danych godzinach (np. w największe upały) oraz ile będzie rozpraszaczy (np. jazda pociągiem) i czy wtedy będziemy w stanie napisać dany tekst. Wiele wpisów technologicznych jest dla mnie trochę mechanicznych, ponieważ tworząc chociażby zapowiedź nowego smartfona robię to zawsze w podobnym stylu i one są łatwiejsze nawet w trudnych warunkach. Oczywiście oprócz nich piszę również teksty na zupełnie inne tematy i te wymagają ode mnie więcej skupienia, przez co tworzenie ich w pociągu jest niemożliwe. Dlatego zawsze warto ułożyć sobie plan dnia biorąc pod uwagę wszystkie czynniki.

3. Jak rozkładać czasowo zadania?

Punkt podobny do poprzedniego, ale tutaj chciałbym skupić się na rozkładaniu zadań w dłuższej perspektywie, czyli deadline’y i branie więcej zadań niż jesteśmy wykonać. Sam zmierzyłem się z każdym z tych problemów. Po pierwsze terminy to tylko pozornie okropne zło. Sam nie raz przeklinałem je pod nosem, bo siedziałem po nocach przy komputerze pisząc kolejne teksty z ledwo otwartymi oczami, ale bez nich nie osiągnąłbym nawet połowy tego co teraz mam. Dlatego warto ustalać sobie zawsze jakąś granicę do kiedy musi być coś wykonane, ale niech ona będzie rozsądna. Jeśli będziesz wiedział, że na przyszły tydzień nie dasz rady czegoś zrobić, to się tego nie podejmuj i tyle. Ja na tym poległem już nie raz i teraz nauczyłem się sensowniej szacować czas jaki potrzebuję na wykonanie zadania. Dlatego nie biorę już zadań, których nie jestem w stanie zrobić w określonym czasie. Proste, ale jakże ważne.

Drugą kwestią ściśle z powyższą powiązaną jest sensowne ustalanie planu dnia. Ja na początku wypełniałem sobie dzień tak szczelnie zadaniami, że niezaplanowane kichnięcie psuło mi wszystko. To nie ma sensu. Teraz określam ile mniej więcej zajmie mi dana czynność i tyle sobie wrzucam rzeczy do zrobienia. Nie dodaję na listę wszystkiego, co może mógłbym zrobić jak zamiast 3 godzin na tekst przeznaczę 30 minut. W pierwszym punkcie zaznaczyłem, żeby wpisywać sobie wszystko i nadal to podtrzymuję, ale… Nie wpisuj w planie dnia rzeczy, na których wykonanie i tak nie masz szans. Ja zrobiłem sobie specjalną zakładkę w notatniku na rzeczy, które nie mają ściśle określonych ram czasowych, a chcę je wykonać w ciągu najbliższego tygodnia lub ewentualnie dwóch. Jak znajduję czas to sięgam to te rzeczy i sukcesywnie skreślam je z listy, ale nie wrzucam ich na siłę do planu dnia. Jeśli dam radę to ok, ale napisanie 10 sensownych tekstów dziennie jest ponad moje siły.

4. Czy uwzględniać czas wolny?

Tutaj chciałbym przekazać Ci coś, według czemu sam nie postępuje. Moim zdaniem dla pracowitości lepszą metodą jest określenie sobie godzin pracy i czasu, kiedy możemy zrobić sobie przerwę. To ma większy sens, tylko ja tak nie umiem pracować. Dlatego zostałem blogerem, żeby nie zamykać się w ramy godzinowe i codziennie siedzieć przy kompie od 8 do 16, a potem robić sobie wolne. Mój sposób to nie wpisywanie sobie przerw i robienie ich wtedy, kiedy czuję, że ich potrzebuję. Czasem tak mam, że nie napiszę nic, bo nie. Muszę napić się dobrego soku, pójść na krótki spacer lub chwilę się zrelaksować oglądając coś na Youtube. Pewnie moja wydajność wzrosłaby gdybym miał sztywne ramy godzinowe w ciągu dnia, ale szczęście na pewno by spadło, a dla mnie w takim wyborze zwycięzca może być tylko jeden. Dlatego polecam Ci sprawdzenie obydwóch metod pracy, ponieważ może się okazać, że dla Ciebie stałe godziny są idealne.

5. Czy stawiać pracę priorytetowo?

Nie. I to jest rzecz, której uczyłem się przez długie lata i dopiero niedawno ją zrozumiałem.

Kiedyś miałem tak, że jeśli zaprosił mnie na domówkę/spotkanie/kebaba jakiś dobry znajomy to kalkulowałem. Zastanawiałem się czy nie lepiej zostać w domu i popracować lub nie napisać jakiegoś tekstu. Teraz się tego pozbyłem, ale oczywiście to nie znaczy, że rzucam wszystko co mam do zrobienia jak zawieje odpowiedni wiatr i robię sobie 3 godzinny spacer. Przestałem kalkulować czy wyjście ze znajomymi ma większy sens niż praca, bo znam już odpowiedź. Ma większy sens.

Co ciekawe nadal pracy nie zawaliłem mimo takiego podejście. Teraz po prostu zdaję sobie sprawę, że czasem będę musiał posiedzieć w nocy, jeśli pojadę do znajomych lub zrobię sobie wypad do kina. Oczywiście czasem mogą trafić się takie terminy, że nie da rady się wyrwać z domu i trzeba siedzieć przy kompie, ale w ciągu ostatnich miesięcy tylko raz odmówiłem znajomym wspólnego wypadku przez pracę. Poza tym jestem przeważnie chętny i otwarty na wszelkie wyjścia, ponieważ wiem, że mogę wszystko nadrobić, jeśli dobrze sobie to zorganizuje.

Dobra organizacja = szczęście!

I to będzie chyba dobre podsumowanie tego trochę długiego tekstu (myślałem, że będzie o połowę krótszy). Dobra organizacja pracy jest dlatego tak istotna, ponieważ dzięki niej można zachować odpowiedni balans w życiu i nie podporządkowywać się jednocześnie kolejnym zadaniom. Ja wiem, że mi jeszcze sporo brakuje do stanu idealnej równowagi, ale czuję, że zmierzam w dobrym kierunku. Tekstów piszę miesięcznie więcej niż kiedykolwiek, a z każdym kolejnym nie czuję się bardzie zmęczony niż kiedyś. Jest to spowodowane tym, że w końcu zabrałem się za organizację swojego czasu.

Bez tego elementu nie mógłbym pójść do przodu i to jest dla mnie najważniejsze.

Zdjęcie: kaboompics.com